Kanta-Häme

Vaivaako loputon sähköpostiähky?

Re:Re:VS:Re. Loputon viestiketju, pitkiä jorinoita ja kymmeniä ok-kommentteja. Mistä ihmeestä tässä postissa on kysymys? Pitääkö minun ymmärtää tehdä tälle asialle jotakin?

Työpaikoilla ihmiset kokevat usein hukkuvansa sähköpostitulvaan. Epämääräisesti muotoiltujen, huonosti otsikoitujen ja liian monipolvisten viestien viidakossa delete-nappi on ainut pelastusrengas. Muuten ei aika riitä.

– Joissain tutkimuksissa ja selvityksissä on arvioitu, että pahimmillaan puolet ihmisten työajasta kuluisi sähköpostien käsittelemiseen. Olen jopa lukenut yrityksen sisäisestä selvityksestä, jonka mukaan 90 prosenttia tulevasta sähköpostista on työn kannalta turhanpäiväistä, sanoo organisaatioviestinnän asiantuntija ja konsultti Petro Poutanen.

Poutasen mukaan vika ei ole välineessä vaan käyttäjissä. Sähköposti on mitä mainioin viestintätapa, kunhan sitä käytetään harkiten. Turhat ja liian monisanaiset sähköpostit vievät vastaanottajan aikaa.

– Aina kannattaa miettiä, onko jokin toinen tapa esimerkiksi yrityksen sisäisessä kanssakäymisessä hoitaa tiedonkulku. Lähettäjän pitää myös ennen viestin lähettämistä aina miettiä, mitä hän tavoittelee viestillään.

SÄHKÖPOSTITULVA aiheuttaa usein sen, että posteihin vastaaminen jää. Etiketti-kirjan kirjoittaja Mirva Saukkolan mukaan vastaamattomuus kertoo välinpitämättömyydestä. Kaikkiin viesteihin ei tarvitse vastata, mutta henkilökohtaisesti lähetettyihin ja tärkeisiin pitää.

– Jos postiin ei vastata, lähettäjä kokee, että viestiä ei pidetä merkityksellisenä. Minä ajattelen, että henkilökohtaiseen postiin tulisi vastata viimeistään 24 tunnin sisällä. Ainahan voi pikaisesti kuitata, ettei tiedä vastausta vielä, mutta palaa asiaan myöhemmin.

Mirva Saukkola uskoo, että viestintävälineiden teknistyminen on syönyt empatiakykyämme.

– Välillä tuntuu, ettei enää hahmoteta sitä, että viestin lähettäjä on ihminen. Minusta vastaamattomuus kertoo asenteesta enemmän kuin ajanhallinnasta, Saukkola sanoo.

JOSKUS LIIKA vastaaminen puolestaan voi aiheuttaa ähkyä.

– Vastaa kaikille -toimintoa pitää käyttää harkiten ja sellaiset vastaanottajat, joita asia ei enää viestiketjussa koske, tulisi siivota pois. Yrityksissä olisi myös hyvä olla yhteisesti sovittu käytäntö siitä, pitääkö tiedoksi-kentässä olevien vastaanottajien reagoida viesteihin, Saukkola sanoo.

Hän myös muistuttaa, että ystävälliseksi ja positiiviseksi tarkoitettu ok ja kiva juttu -kommentointi saattaa kääntyä itseään vastaan, jos vastaanottajia on paljon ja kaikki haluavat saada oman kuittauksensa toisten tietoon.

– Sähköposti soveltuu myös huonosti sellaisiin pohdintaa tai sopimista vaativiin asioihin, joissa joudutaan neuvottelemaan esimerkiksi kokousajasta tai päätöksestä. Liian pitkään jatkuva keskustelu pudottaa kaikki kärryiltä. Mieluummin pannaan yrityksen sähköiset kalenterit kuntoon, niin kokouksen ehdottajan ei tarvitse huhuilla jokaisen osallistujan aikatauluja erikseen.

ENTÄ SAAKO sähköposteja jatkolähettää? Työelämässähän se on usein välttämätöntä.

– Sähköpostihan ei ole niin henkilökohtainen väline, kuin monasti ajatellaan, Petro Poutanen muistuttaa.

Hän korostaa, että viestintäsalaisuus koskee sähköpostia siten, että kolmas osapuoli ei saa luvatta lukea toisen postia, mutta vastaanottaja saa jatkolähettää saamansa postin, kunhan hän ei levitä yrityssalaisuuksia tai loukkaa yksityisyyttä.

Julkaistakin saa, ellei postin sisältöä voida pitää teoksena.

Annamari Ahonen

Päivän lehti

3.12.2020

Fingerpori

comic