Kaupunkiuutiset

Asiaa lainsäädännöstä: Sähköiset asiakirjat ovat jo arkipäivää – Mitä muutoksia ne ovat tuoneet tullessaan?

Sähköinen asiointi on tullut monessa asiassa osaksi arkea. Kuva: Muu
Sähköinen asiointi on tullut monessa asiassa osaksi arkea.

Haltijavelkakirjasta sähköiseen panttikirjaan:

Lainan vakuutena saattoi aiemmin käyttää haltijavelkakirjaa. Haltijavelkakirjat rekisteröitiin kiinteistörekisteriin, joka oli pitkään manuaalisesti ylläpidettävä pahvikortteihin kirjattu rekisteri. Sen johdosta kiinteistöön kohdistuvat rasitteet oli mahdollista selvittää vain tilaamalla rasitustodistus kiinteistöön vahvistetuista kiinnityksistä kiinteistön sijaintikunnan alioikeudesta.

Haltijavelkakirja oli voimassa kymmenen vuotta sen vahvistamisesta. Sen saattoi uudistaa kymmeneksi vuodeksi kerrallaan. Jos uudistamista ei tehty, haltijavelkakirja vanheni eikä enää kelvannut vakuudeksi.

Uudistettavista haltijavelkakirjoista siirryttiin myöhemmin panttikirjoihin. Ne olivat paperisia asiakirjoja, jotka olivat vahvistamisen jälkeen voimassa toistaiseksi.

Molemmat edellä yksilöidyt asiakirjat olivat paperisia. Ne saattoivat joutua kadoksiin ja se oli omiaan aiheuttamaan kustannuksia ja mahdollisesti myös oikeudellisia ongelmia.

Asiakirjojen katoamismahdollisuus poistui asiakirjojen sähköistämisen myötä. Uusia paperisia panttikirjoja ei ole enää vähään aikaan saanut. Panttikirja on nyt sähköinen. Se on itse asiassa merkintä maanmittauslaitoksen ylläpitämässä rekisterissä, ei enää varsinainen asiakirja.

Uusia kiinnityksiä haetaan maanmittauslaitokselta. Hakemuksesta tehdään päätös, joka rekisteröidään maanmittauslaitoksen ylläpitämään rekisteriin.

Edellä kuvattu muutos on tapahtunut runsaassa 20 vuodessa.

Asunto-osakeyhtiön osakekirja:

Vuoden 2019 alussa tuli voimaan laki huoneistotietojärjestelmästä. Uudet taloyhtiöt perustetaan sen myötä digitaalisesti. Se tarkoittaa muun muassa sitä, että osakekirjoja ei enää paineta. Järjestelmään kerätään tietoja osakkeiden ja autopaikkojen omistuksesta ja panttauksista ynnä muusta. Sähköinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan omistajanvaihdoksissa ja panttaustilanteissa.

Ennen lain voimaantuloa perustetuissa yhtiössä tiedot siirretään uuteen järjestelmään vähitellen. Taloyhtiön tulee ensiksi siirtää osakeluettelo rekisteriin. Osakeluettelon siirrolle on pitkähkö siirtymäaika. Osakeluettelon siirron jälkeen osakkeenomistaja voi rekisteröidä omistusoikeutensa rekisteriin. Huoneistotietojärjestelmää ylläpitää maanmittauslaitos. Järjestelmän aikanaan valmistuessa ei paperisen osakekirjan kateissa oloon liittyviä ongelmia enää ole.

Sähköisestä asioinnista viranomaisiin:

Sähköinen asiointi on tullut monelta osin osaksi arkea. Muutos vanhasta perinteestä ei välttämättä aina tunnu pelkästään hyvältä. Se on kuitenkin väistämättä tapahtumassa. Nyt on jo tilanteita, joissa asiointi perinteisellä tavalla ei lähtökohtaisesti ole mahdollista. Perinteisellä tavalla eli paperilla lähetyt hakemukset ynnä muut sellaiset jätetään tutkimatta. Osa asioista onnistuu vielä paperillakin asioiden, mutta asian hoitaminen sillä tavalla on erittäin hankalaa.

Joissakin tilanteissa on käytettävä suunniteltuja lomakkeita asian hoitamiseksi. Lomakkeet kattavat useammat elämän tilanteet. Valitettavasti aina kuitenkin tulee tavanomaisesta poikkeavia tilanteista, joita kukaan ei ole osannut miettiä lomakkeita suunniteltaessa. Tällöin asian hoitaminen voi olla haastavaa. Näihinkin tilanteisiin löytyy kuitenkin ratkaisu yhteistyössä viranomaisen edustajan kanssa.

Sähköinen asiointi tulee kehittymisen myötä vielä olennaisesti helpottamaan arkea, nopeuttamaan asioiden käsittelyä ja auttaa osaltaan myös pitämään kustannuksia kurissa.

 

Kirjoittaja on hämeenlinnalainen asianajaja.

Fingerpori

comic

Uusin Kaupunkiuutiset