Uutiset

Yritykset tehostavat nyt työntekoa virtuaalipalaverien avulla – Joissakin jopa kielletään kokousmatkat

Videoneuvottelujen hyödyntäminen on suomalaisissa yrityksissä yhä yleisempää. Digipalaverien määrän kasvu ei kuitenkaan näy lentoliikenteessä.

Teknologiapalveluja tuottavan DA-Groupin toimitusjohtaja Sami Kotiniemi avaa läppäriltään Skype-yhteyden Tampereen toimistolle. Kutsuun vastaa sihteeri, jonka kanssa on sovittu aika alihankintasopimuksen läpikäymiseksi.

Kirjallinen sopimus näkyy molempien näytöllä, ja kaksikko alkaa keskustella siitä reaaliaikaisesti videoyhteyden välityksellä.

Kotiniemi työskentelee Forssassa, mutta on päivittäin verkon kautta yhteydessä työntekijöihinsä eri puolille Etelä-Suomea videoneuvotteluissa ja pikaviestipalveluissa. Hän tapaa myös asiakkaitaan Skypessä.

– Digitaalinen viestintä on ollut yrityksemme arkipäivää jo 10 vuotta.

 

Keino vähentää kustannuksia

Virtuaalikokoukset, -neuvottelut ja -koulutukset yleistyvät suomalaisissa yrityksissä jatkuvasti. Niiden määrä on kasvanut erityisesti viiden viime vuoden aikana. Elinkeinoelämän Keskusliitto (EK) odottaa kasvun yhä jatkuvan.

Ilmiön taustalla on teknologian kehittyminen ja työntekijöiden aiempaa paremmat tietotekniset valmiudet. Etätyö lisääntyy, ja globaalisti toimivien suomalaisyritysten määrä on tällä hetkellä suurempi kuin koskaan aiemmin.

– Suomessa toimii 22 000 työnantajayritystä, joilla on kansainvälistä yhteistyötä. On tehokasta ottaa digitaalinen yhteys toiselle puolelle maailmaa sen sijaan, että käytettäisiin päiviä matkustamiseen, EK:n johtaja Riikka Heikinheimo sanoo.

Tehokkuusajattelu on viety joissakin yrityksissä niin pitkälle, että työntekijöiltä kielletään matkustaminen palavereihin ja koulutuksiin.

– Isoilla yrityksillä voi olla tuhansia työntekijöitä. Jos jokainen työntekijä matkustaa koulutukseen kerran vuodessa, yritys maksaa huimia summia vain siitä, että työntekijät istuvat kulkuneuvossa, Helsingin seudun Kauppakamarin resurssijohtaja Risto Sundell sanoo.

Esimerkiksi ohjelmisto- ja palveluyritys Tieto ilmoitti vähentäneensä puolessa vuodessa 11 000 edestakaista lentoa virtuaalipalaverien ansiosta. Yritys pyrkii lentomatkoja vähentämällä optimoimaan kustannuksiaan, mutta ilmoittaa tavoitteekseen myös hiilijalanjäljen pienentämisen.

 

Ei vaikutusta lentomatkustamiseen

Lentoyhtiöistä kuitenkin ilmoitetaan, ettei virtuaalipalaverien yleistyminen ole vaikuttanut lentojen matkustajamääriin. Sekä Finnairin että Norwegianin mukaan matkustajien määrä on pikemminkin kasvussa.

Osittain kasvua selittää vapaa-ajanmatkustamisen lisääntyminen ja vaihtomatkustajien suuri määrä, mutta myös työllisyyden kohentuminen ja globaali yhteistyö.

Finnairin mukaan monia lentoja suunnitellaan siten, että aikatauluissa otetaan huomioon yritysmatkalaisten aikataulut.

– Arkiaamuisin lennetään paljon Helsingistä Ouluun ja Tukholmaan. Oulusta taas matkustetaan aamulla Helsinkiin ja sieltä jatketaan helpoilla vaihtoyhteyksillä Euroopan kaupunkeihin, Finnairin mediasuhteiden johtaja Päivyt Tallqvist kuvailee.

 

Kasvokkaiset tapaamiset eivät lopu

Asiantuntijoiden mukaan kasvokkaisista tapaamisista päästään tuskin koskaan eroon. Tapaamisia tarvitaan erityisesti asiakassuhteiden luomiseen ja ylläpitämiseen.

– Digipalaverissa on vaikea lukea asiakkaan kasvoilta kaikkia vivahteita ja otsan ryppyjä. Kun halutaan varmistaa, että jostakin asiasta on täysi yhteisymmärrys, kasvokkain tapaaminen on tärkeää, DA-Groupin toimitusjohtaja sanoo.

Hänen mukaansa asiakkaan luokse matkustaminen on myös osoitus kunnioituksesta ja siitä, että yritys välittää asiakkaistaan.

– Juoksevat asiat on kuitenkin viisasta hoitaa digitaalisesti. Ihmettelen sellaisia yrityksiä, jotka eivät tätä vielä ymmärrä, Sami Kotiniemi sanoo.

 

Työpaikat murroksessa, työhyvinvointi vaarassa

Digitaalinen viestintäkulttuuri on tehnyt Suomessa niin nopean läpimurron, että kaikki yritykset eivät ole osanneet varautua siihen.

Vuosia yritysten digitaalisuutta tutkineen Jyväskylän yliopiston viestinnän professorin Anu Sivusen mukaan murros näkyy työpaikoilla esimerkiksi siten, että pikaviestit ovat korvanneet yritysten sisäiset sähköpostit ja palaverien järjestämisen kynnys on madaltunut. Isoille neuvotteluhuoneille on yhä vähemmän käyttöä. Työpaikoille kaivataan nyt pieniä tiloja, joissa voi osallistua digipalaveriin ilman, että koko avokonttori häiriintyy.

Digitaalisuus on lisännyt yritysten viestinnän määrää, mutta toimintatavat ovat jääneet monissa yrityksissä määrittelemättä tai ne ovat vanhentuneet.

Työntekijät saattavat esimerkiksi kokea, että heidän odotetaan olevan uusien viestintäteknologien kautta tavoitettavissa jatkuvasti, työajan ulkopuolellakin. Moni käyttää myös vapaa-aikanaan samoja viestintäpalveluita kuin työssään ja tulee vahingossa seuranneeksi työpaikan keskusteluita jopa lomallaan.

– Yrityksissä tarvittaisiin selkeitä sääntöjä digitaaliselle viestinnälle, Sivunen sanoo.

Myös Risto Sundell Kauppakamarista huomauttaa, että yrityksissä on syytä pohtia, kuinka paljon työtä vielä voidaan tehostaa.

– Mitä globaalimmaksi yritys muuttuu, sitä enemmän henkilökunnalla on palavereja. Kun yrittää hoitaa saman päivän aikana monta digipalaveria, ei jää juuri aikaa ajatella kuulemaansa tai ottaa asioita käytäntöön, Risto Sundell sanoo.

 

3D-neuvottelu voi olla tulevaisuutta

Kuvittele osallistuvasi palaveriin, jonka aluksi laitat päähäsi virtuaalilasit. Lasien avulla asetut kolmiulotteiseen virtuaalitilaan, jonne myös kollegasi voivat tulla, vaikka he olisivat fyysisesti toisella puolella maapalloa. Tässä virtuaalitilassa pystytte työskentelemään jonkin konkreettisen tehtävän parissa.

Esimerkiksi tällainen voi olla tulevaisuuden työpaikkapalaveri.

Anu Sivusen mukaan kolmiulotteisiin virtuaalipalavereihin on vielä pitkä matka, mutta niitä on jo päästy testaamaan. Kehitystä kuitenkin hidastavat oikean teknologian puute, hinta sekä kysymys siitä, vastaako kolmiulotteinen palaveri aidosti yritysten tarpeisiin.

– On mahdollista, että joillakin aloilla 3D-palavereille on tarvetta. En kuitenkaan usko, että niitä tullaan hyödyntämään kaikilla aloilla, Sivunen sanoo.

Hänen mukaansa on tärkeää saada ensin nykyiset digiviestintää vaikeuttavat ongelmat ratkaistua. Joitakin palavereja häiritsee esimerkiksi se, että yhteydet pätkivät eikä keskustelijan live-kuva aina näy.

Yritysten suosima teknologioita

Yritysten sisäiset sähköpostit ovat korvautuneet yhä useammin pikaviestipalveluilla, kuten Microsoftin Teamsilla tai Googlen Hangoutsilla.

Moni yritys käyttää videoneuvotteluissaan ja -palavereissaan Skypeä.

Osa yrityksistä hyödyntää sisäisten tiedotustilaisuuksien järjestämisessä webcast-lähetyksiä.

Joissakin yrityksissä työntekijät pääsevät seuraamaan webcast-lähetyksiä myös mobiililaitteiltaan.

Yhä useampi yritys ostaa henkilökuntansa koulutukset striimattuna verkon kautta sen sijaan, että työntekijät matkustaisivat koulutuspaikalle.